Le funzionalità di Ricerca Protocolli consente di realizzare l'attività centrale di completamento e manutenzione dei protocolli dell'applicazione, compresi gli eventuali annullamenti, e le attività inerenti l' iter protocollo. Per quanto riguarda le modifiche, le informazioni principali che possono essere variate nei protocolli sono Oggetto e Classificazione, Mittente/Destinatario e l'Assegnazione, oltre che altre informazioni accessorie. E' possibile inoltre, per i soli protocolli tradizionali, aggiungere o modificare gli eventuali allegati al protocollo.

L'accesso in modifica viene realizzato sicuramente per il completamento dei protocolli informatici in arrivo: Classificazione ed Assegnazione dipendono infatti dalle impostazioni interne dell'Amministrazione e non si è in grado di automatizzare la loro valorizzazione. E' possibile comunque variare tali informazioni anche nei casi in cui risultano già valorizzate.

Tutte le modifiche apportate al protocollo sono tracciate dal sistema e saranno poi visualizzate in una sezione apposita all'interno del dettaglio.

La modifica è comunque consentita solamente a soggetti con specifiche autorizzazioni funzionali.

Attraverso la gestione delle liste di distribuzione, il sistema consente la predisposizione di un elenco dei soggetti ai quali inoltrare i documenti oggetto di protocollazione. Tali liste possono essere utilizzate per raggruppare, in maniera opportuna, differenti classi di soggetti ai quali indirizzare, in modo mirato, la corrispondenza di loro interesse.

Le funzionalità di assegnazione si occupa di gestire l'iter delle assegnazioni al soggetto. In questa sezione il soggetto loggato gestirà tutte le assegnazioni a lui assegnate riferite a determinati protocolli.

Per ogni assegnazione per competenza, l'utente potrà effettuare le seguenti operazioni:

• Rifiutare
• Inoltrare
• Prendere in Carico
• Conclude

La funzionalità di inoltro permetterà all'utente di inoltrare l'assegnazione a un soggetto presente in una unità gerarchicamente inferiore alla propria unità.

Le funzionalità di Gestione PEC consentono di utilizzare il client di posta, integrato nell' applicazione, per la gestione di protocolli informatici e protocolli tradizionali. La funzione consente di impostare la ricezione periodica (automatica o manuale) dei messaggi di posta oggetto di successivo trattamento ai fini della protocollazione nonché di attivare il flusso inverso per la posta in uscita.

Il sistema consente di effettuare la conservazione del Registro Giornaliero di Protocollo seguendo le modalità operative per realizzare l'attività di conservazione definite da AgID presso un ente certificatore (InfoCert e Aruba già integrati). Per i registri conservati sarà possibile eseguire l'esibizione degli stessi.

Il sistema comprende al suo interno adeguate funzionalità di ricerca, secondo differenti criteri, e visualizzazione degli elementi presenti in archivio. Il risultato delle elaborazioni può essere esportato in differenti formati (Excel, csv, ecc.) per elaborazioni successive.

La funzionalità di Stampe consente di ottenere una serie di elementi, in formato PDF, rappresentativi dei documenti protocollati. La generazione delle stampe viene realizzata con i seguenti passi:

1. Selezione stampa desiderata;
2. Acquisizione parametri da utilizzare per selezionare gli elementi desiderati;
3. Elaborazione e produzione dei files;
4. Download dei files sulla postazione di lavoro degli utenti.

 

Le stampe previste sono le seguenti, con i relativi parametri di selezione:

1.    Stampa Registro Protocollo

·         Periodo;

·         Anno di Esercizio;

·         AOO

·         Intervallo (dal numero al numero)

2.    Stampa Registro Giornaliero

·         Anno di Esercizio;

·         AOO;

·         Data Registro

3.    Stampa Registro Protocollo (Controllo)

·         Periodo;

·         Anno di Esercizio;

·         AOO;

·         Intervallo (dal numero al numero)

4.    Stampa Accompagnatoria

·         Anno di Esercizio;

·         Tipo Protocollo (Tutti, Arrivo, Partenza, Interno);

·         AOO;

·         Periodo (dalla data alla data) oppure Intervallo (dal numero al numero)

5.    Stampa Etichette Postali Destinatario

·         Anno di Esercizio;

·         AOO;

·         Tipo Protocollo (Tutti, Arrivo, Partenza, Interno);

·          Periodo (dalla data alla data) oppure Intervallo (dal numero al numero)

6.    Stampa Ricevuta di Protocollazione

·         Anno di Esercizio;

·         AOO;

·         Numero Protocollo.

Attraverso le funzionalità presenti sul sistema, è possibile ottenere informazioni statistiche sugli elementi ricadenti in un determinato periodo temporale e raggruppati per:

• Aree Organizzative Omogenee (AOO);
• Unità organizzative;
• Protocollatore;
• Assegnatari.

 

Le funzionalità di Visualizza LOG consente di visualizzare l'elenco dei LOG eseguiti automaticamente dall'Applicazione per monitorare le attività e per ottemperare ad obblighi normativi per quanto riguarda la protocollazione informatica. La pagina principale presenta alcuni parametri di selezione che possono ridurre il numero di righe visualizzate sull'elenco. Tali parametri sono i seguenti:

1. Soggetto: consente di indicare l'utente con la quale si è eseguita l'operazione che ha causato la scrittura del LOG
2. Operazione: seleziona una categoria di messaggi (TUTTI - Operazioni di Base, LOG DI ACCESSO, ASSEGNA PROTOCOLLO, INSERISCI PROTOCOLLO, MODIFICA PROTOCOLLO, RICEVI POSTA PEC)
3. Messaggio: consente di selezionare i messaggi che contengono il testo digitato
4. Periodo: intervallo di date per la selezione

 

I dati che caratterizzano ogni elemento del LOG sono i seguenti:

 

1. Riga: numero identificativo del messaggio
2. Operazione: categoria del messaggio
3. Descrizione: testo del messaggio
4. Timestamp (di registrazione del messaggio)