Il Protocollo
Le funzionalità di Protocollazione consentono di realizzare l'attività centrale di inserimento dei protocolli sul sistema.
I dati da inserire e selezionare per registrare un protocollo sono raccolti in una sola pagina e divisi in quattro schede: Dati Principali, Origine, Destinazione e Allegati. Il sistema, nel caso di protocollo informatico, produce comunque almeno un allegato in maniera automatica: si tratta del file segnatura.xml che costituisce la modalità con cui vengono registrate in maniera permanente le informazioni di protocollazione al documento primario.
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I dati comuni che caratterizzano il documento
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- Classificazione;
- Titolario: fascicolo del titolario per la classificazione del protocollo; può essere digitato direttamente il numero del repertorio, se conosciuto, oppure è possibile richiamare la funzione di selezione del fascicolo dalla vista strutturata delle classificazioni
- Note
- Tramite: classificazione del protocollo rispetto la modalità di consegna dello stesso (es. Posta Ordinaria, e-mail, Posta Prioritaria ecc.) secondo la relativa tabella di decodifica;
- Spese: eventuali spese per l'acquisizione del protocollo;
- Riferimento al Protocollo: numero e data dell'eventuale protocollo dell'Amministrazione cui il protocollo corrente risulta collegato
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- Tipologia: Arrivo, Partenza ed Interno;
- Identificatore: vengono visualizzati i dati di identificazione del protocollo corrente: Amministrazione, AOO e Data (impostata la data corrente senza possibilità di modifica); il Numero viene assegnato solo a conferma della protocollazione;
- Oggetto: può essere digitato direttamente, oppure può essere richiamata la funzione di selezione di un modello di oggetto;
- Data ed ora in cui il documento è entrato in carico all'Amministrazione, che possono ovviamente essere significativamente antecedenti a data ed ora di effettiva protocollazione;
- Riservato: flag che consente di limitare l'accesso al protocollo;
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Come funziona il protocollo in arrivo e partenza
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Nel caso di protocollazione in partenza, saranno da valorizzare i seguenti dati:
Origine
- Mittente: (Ruolo, Nome), che può essere selezionato singolarmente tramite la ricerca con autocomplete;
Destinazione
- Destinatari, che possono essere ricercati esplicitamente (anche mediante la funzione di autocomplete presente sulla casella di inserimento testo) su 3 diverse anagrafiche:
- Anagrafica Locale del sistema;
- IPA: si tratta dell'elenco delle Amministrazioni e delle AOO accreditate presso l'IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni), indispensabile per la corretta selezione dei destinatari di Protocolli Informatici;
- Anagrafica esterna (eventuale): è possibile, mediante cooperazione applicativa, interagire con altri sistemi dell'Ente allo scopo di utilizzare le banche dati già in essere)
Inoltre è possibile selezionare in blocco i mittenti da una lista di distribuzione esterna precedentemente creata sulla base degli utenti presenti in Anagrafica Locale.
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Nel caso di protocollazione in arrivo, saranno da valorizzare i seguenti dati:
Origine
- Mittenti, che possono essere ricercati esplicitamente (anche tramite la funzione di autocomplete presente sulla casella di inserimento testo) su 3 diverse anagrafiche:
- Anagrafica Locale del sistema;
- IPA: si tratta dell'elenco delle Amministrazioni e delle AOO accreditate presso l'IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni), indispensabile per la corretta selezione dei destinatari di Protocolli Informatici
- Anagrafica esterna (eventuale): è possibile, mediante cooperazione applicativa, interagire con altri sistemi dell'Ente allo scopo di utilizzare le banche dati già in essere.
Nel caso in cui si tratta di un soggetto non presente in archivio, sarà possibile, in questa fase, procedere alla registrazione dello stesso;
Inoltre è possibile selezionare in blocco i mittenti da una lista di distribuzione esterna precedentemente creata sulla base degli utenti presenti in Anagrafica locale.
Destinazione
- Destinatario: (Unità Organizzativa, Ruolo), che può essere ricercato esplicitamente tramite la funzione di auto complete, di default è l'aoo di competenza del soggetto loggato;
- Assegnatari per Competenza: (Nome, Unità Organizzativa), che possono essere selezionati singolarmente oppure in blocco da una lista di distribuzione interna precedentemente definita;
- Assegnatari per Conoscenza: (Nome, Unità Organizzativa) che possono essere selezionati singolarmente oppure in blocco da una lista di distribuzione interna precedentemente definita.
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Inseriti i dati obbligatori si potrà procedere con l'azione di protocollazione.
Il sistema, prima di procedere alla generazione del documento, effettua un controllo che consente di evitare l'inserimento di protocolli duplicati (si verifica l'esistenza di un documento dello stesso tipo di quello corrente -Arrivo, Partenza, Interno- con lo stesso Mittente e con lo stesso oggetto nella stessa data; nel caso di protocolli in Arrivo il sistema verifica, inoltre, che non esista già un protocollo con lo stesso Mittente e lo stesso numero di protocollo Mittente); in questi casi il sistema informa adeguatamente l'utente, il quale può comunque procedere con la registrazione.
Eseguita la registrazione del protocollo, viene presentata una pagina riepilogativa della registrazione dalla quale è possibile stampare una ricevuta, stampare le etichette per gli eventuali allegati, stampare un etichetta con l'indirizzo postale del destinatario (significativa per i soli protocolli in partenza), inviare l'e-mail di protocollo (per i soli protocolli informatici in partenza) ed inviare l'e-mail di notifica interna (al Mittente dei protocolli in Partenza ed Interni, se dotato di e-mail; all'Assegnatario Principale dei protocolli in Arrivo ed Interni, se risulta valorizzato e dotato di email; agli eventuali Assegnatari per Conoscenza dei protocolli in Arrivo ed Interni, se presenti e dotati di e-mail).
La modalità di invio delle notifiche è parametrica e può essere realizzata nei seguenti modi: NO – nessun invio, TA - a tutti con allegati, TN - a tutti senza allegati, PA - assegnatari principali con allegati, PN - assegnatari principali senza allegati.