Example. per l'Enterprise Content Management
Atti Amministrativi
Il modulo Atti Amministrativi di Open Square ECM consente la gestione dell'iter di approvazione e numerazione degli atti amministrativi dell'Ente.
La procedura è basata su motore di workflow e permette la gestione delle attività connesse ad un "atto" durante tutto il suo ciclo di vita, consentendo il pieno controllo di tutte le fasi amministrative rilevanti dal momento della proposizione fino a quello della sua archiviazione.
La procedura permette la creazione dei modelli di flusso dell'iter (tramite un modellatore dei processi) e la configurazione di ogni singola attività, attraverso la definizione dei dati necessari al completamento della stessa, dei relativi modelli documentali e della tipologia di utenti abilitati.
La procedura gestisce anche gli atti standard: decreti, determine, delibere per organo collegiale, avvisi, ordinanze, pareri e molto altro.
l tutto è corredato da funzioni per la gestione delle sedute di Giunta e di Consiglio, la predisposizione dell'Ordine del Giorno e la sua gestione.
Il sistema, inoltre, consente la pubblicazione degli atti selezionati sul sito internet (ex albo pretorio) con modalità tecniche da definire con il referente del Sistema Informativo dell'Azienda.
Le funzionalità nel dettaglio
Gestione degli Atti amministrativi approvati con Organo Collegiale
Quando l'atto viene configurato come "Atto non monocratico", è previsto che la numerazione ed approvazione sia effettuata attraverso una seduta dell'organo collegiale. Il sistema permette quindi la gestione delle seguenti informazioni:
- Gestione dell'Agenda delle sedute degli organi collegiali;
- Gestione della seduta
- Definizione dei partecipanti
- Invio comunicazione (per mail) di convocazione ai partecipanti
- Avvio della seduta con gestione dell'appello dei convocati (presenti /assenti)
- Gestione Votazione dei partecipanti in seduta.
La procedura permette di gestire le votazioni in due modalità:
Modalità Segretario. L'utente Segretario raccoglie le votazioni, le presenze, le assenze e le astensioni sulla singola votazione. Tutti i dati saranno utili al fine di generare il verbale della seduta di giunta;
Modalità Partecipante. L'utente partecipante, accede con il suo dispositivo al sistema alla seduta di cui è partecipante e gestisce in autonomia la votazione;G - Gestione "Fuori Sacco". Il sistema permette il censimento di un nuovo atto definito come "Fuori Sacco" e ne permette l'approvazione attraverso il meccanismo di votazione desiderato;
- Creazione del Verbale di fine seduta
Gestione Documentale
Tutti i documenti prodotti durante la gestione delle varie tipologie di atto sono salvate sul sistema per la Gestione Documentale oggetto della fornitura. Ciò garantisce che ogni singolo documento sia condivisibile a tutti gli applicativi che compongono la suite nonché il trattamento in conservazione di tutti i documenti.
Firma digitale Remota dei documenti
Il sistema integra il servizio di firma digitale remota su ogni singolo documento prodotto attraverso integrazione con le differenti Certification Authority.
Invio comunicazioni a liste di distribuzione tramite Mail Ordinaria / PEC
L'applicativo gestisce il censimento delle liste di distribuzione, l'associazione con i soggetti appartenenti alla lista e tiene traccia di tutti gli invii degli atti prodotti alle liste di distribuzione.
Invio comunicazioni attraverso SMS
Il sistema permette la configurazione dell'invio di ogni comunicazione anche su telefono cellulare attraverso l'invio di SMS (il traffico è da acquistare separatamente).
Gestione delle Tipologie di Atto
AttiPA permette di definire autonomamente le tipologie di Atto. Di default, saranno a disposizione i flussi standard per gli iter di approvazione di decreti/determine, delibere di giunta / consiglio. Le classificazioni standard previste sono:
- Decreto/Determina;
- Delibera;
- Ordinanza;
- Avviso;
- Parere (tecnico, amministrativo, ecc).
Gestione degli Organi Collegiali
AttiPA fonda la gestione degli atti non monocratici sull'entità "Organo Collegiale". Ne permette quindi il censimento, la storicizzazione e la definizione in termini di partecipanti con relativo ruolo di competenza.
Per ogni organo collegiale esso permette la gestione dell'agenda delle sedute ed il relativo espletamento.
Gestione degli Atti amministrativi monocratici
Nel caso in cui la tipologia di Atto venga classificato come "Atto Monocratico" il sistema permette di eseguire i seguenti passi:
- Gestire le informazioni configurate sull'attività;
- Creare i documenti relativi all'attività in corso, salvarli sul fascicolo elettronico dell'atto (Gestione documentale).
- Apporre firme digitali remote direttamente dall'applicativo o, eventualmente, di gestire l'upload dei file firmati digitalmente con altra modalità;
- Numerare l'atto in modalità automatica o manuale (in base a configurazione);
- Pubblicare l'atto su Albo Pretorio in modalità automatica o manuale;
- Annullare la pratica (con invio notifica al proponente) ed eventuale riproposta automatica (che sarà in carico all'attore proponente);
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